„Każde dzia­ła­nie pod­je­̨te bez planu kryje zalą­żek wszel­kiego nie­po­wo­dze­nia”

/Alec Mcken­zie/

Czas to jeden z waż­niej­szych zaso­bów zarówno w wymia­rze bizne­so­wym jak i na pozio­mie pry­wat­nym. Umie­jęt­nie wyko­rzy­sty­wany przy­nosi satys­fak­cje, mar­no­tra­wiony powo­duje stres i fru­stra­cje. Nie jest łatwym towa­rzy­szem. Nieu­ch­wytny, nie godzi się na kom­pro­misy. Nieu­bła­gal­nie upływa pozo­sta­wia­jąc wciąż nie­do­koń­czone zada­nia.

Przy­kłady? Każdy ma ich sporo: Ile razy rano wraz z poran­nym budzi­kiem, wyr­wała Was ze snu wizja nie­do­koń­czo­nych obo­wiąz­ków z ter­minem na wczo­raj? Jak czę­sto pod wpły­wem natłoku zadań zapo­mi­na­li­ście o pil­nych spra­wach, waż­nych datach i umó­wio­nych spo­tka­niach? Czy w Waszym pod­su­mo­wa­niu czas połą­czony z ilością działań równa się panika???

Całe szczę­ście ist­nieje wiele metod (w pełni zdro­wych i natu­ral­nych), które mogą oka­zać się pomocne w orga­ni­zo­wa­niu czasu zarówno w pracy jak i w życiu pry­wat­nym.

Jedną z takich tech­nik, którą poni­żej omó­wimy jest tzw. metoda GTD – czyli Get­ting Things Done- co w dosłow­nym tłu­ma­cze­niu ozna­cza: „Dopro­wadź Sprawy do Końca”. Metoda ta, stwo­rzona przez ame­ry­kań­skiego spe­cja­li­stę Davida Allena sku­pia się na kilku aspek­tach:

• u­po­rząd­ko­wa­niu codzien­nych obo­wiąz­ków
• re­ali­za­cji bie­żą­cych czyn­no­ści
• o­sią­gnię­ciu zapla­no­wa­nych celów
• w­zro­stu pro­duk­tyw­no­ści

Droga wyzna­czona przez Allena ma jeden nad­rzędny cel – poprawę kom­fortu życia poprzez uło­że­nie codzien­nych obo­wiąz­ków w okre­ślony porzą­dek oraz sku­pie­nie się tylko na tych zada­niach, które wyma­gają real­nego dzia­ła­nia.
A wszystko to ma pro­wa­dzić do cało­ścio­wego suk­cesu na wszyst­kich polach naszej aktyw­no­ści – jak to moż­liwe?

Allen podzie­lił pro­ces na 5 kro­ków, które według niego mają pomóc nam w osią­gnię­ciu efek­tyw­no­ści. W pierw­szej kolej­no­ści wyróż­nił:

kolek­cjo­no­wa­nie – czyli prze­nie­sie­nie wszyst­kich infor­ma­cji, nota­tek, pla­nów i pomy­słów w jedno miej­sce, któ­rym może by notes, fol­der czy apli­ka­cja.
Co nam to daje?:

• o­czysz­cza umysł z natłoku zapa­mię­ta­nych spraw
• po­ka­zuje ilość infor­ma­cji, które „nosimy w gło­wie”
• daje więk­sze szanse na prze­ana­li­zo­wa­nie wszyst­kich czyn­no­ści.

Przy tym eta­pie ważna jest sta­ran­ność oraz bie­żące uzu­peł­nia­nie i opróż­nia­nie naszego zbioru. Do tego nawią­zuje już kolejny etap:

ana­liza – czyli regu­larne prze­glą­da­nie zgro­ma­dzo­nych spraw. Etap ten polega na wstęp­nym dzie­le­niu ich według waż­no­ści i kolej­no­ści wyko­ny­wa­nia.
Ana­liza pomaga nam odrzu­cić część nie­istot­nych zadań do kosza, a sprawy wyma­gające dzia­ła­nia dzieli na conajmniej trzy grupy:

• wy­ko­naj od razu (tylko zada­nia, które nie zaj­mują wię­cej niż 2 minuty)
• za­pisz na liście spraw wyma­gających dzia­ła­nia – czyli czyn­no­ści, które zostaną pod­dane następ­nemu pro­cesowi.
• od­de­le­guj innej oso­bie.

Kolejny etap, który ma słu­żyć pra­wi­dło­wej orga­ni­za­cji pracy, to:

porząd­ko­wa­nie – czyli dzie­le­nie zadań jakie mamy na grupy tema­tyczne i two­rze­nie ram orga­ni­za­cji pracy.
Na naszej liście mogą się zna­leźć :

• pro­jekty – czyli dzia­ła­nia zło­żone z mniej­szych czyn­no­ści, które skła­dają się na zapla­no­wany pro­jekt
• zada­nia natych­mia­stowe – czyli te, któ­rych reali­za­cja musi zostać pod­jęta jak naj­szyb­ciej
• zada­nia ocze­ku­jące – prze­ka­zane innej oso­bie
• zada­nia z kalen­da­rza – czyli takie, któ­rych wyko­na­nie wiąże się z kon­kretną datą
• zada­nia „na przy­szłość” – czyli takie, co do któ­rych obec­nie nie podej­mu­jemy żad­nej aktyw­no­ści – ale są na tyle ważne, że ocze­kują na odpo­wiedni czas.

Tak przy­go­to­waną listę uzu­peł­niamy i ana­li­zu­jemy na bie­żąco – rów­nież w tym wypadku sys­te­ma­tycz­ność jest naj­lep­szą drogą do osią­gnię­cia zamie­rzo­nego celu.

Czwarty etap, to:

prze­gląd – czyli aktu­ali­za­cja zgro­ma­dzo­nych infor­ma­cji. W tym elemencie zawiera się istota całej metody. Regularne sprawdzanie działań i projektów nie zabiera nam dużo czasu, a w znacznym stopniu ułatwia zorientowanie się w obowiązkach. Allen zaleca przegląd dzienny i tygodniowy. Przy czym w tym pierwszym chodzi o bieżące wykreślanie wykonanych działań i dodawanie nowych, a w tygodniowym na powtórzeniu wszystkich etapów od nowa. Tygodniową analizę działań dobrze przeprowadzić w piątek rano – kiedy pamiętamy jeszcze o zadaniach z całego tygodnia i mamy możliwość nadrobienia pominiętych wcześniej kwestii.  A to co nas przekonuje najbardziej to fakt, że uporządkowanie swoich obowiązków w piątek rano pozwala spędzić weekend z dala od pracy.

Czas na ostatni etap:

reali­za­cja – czyli ostatni krok do osią­gnię­cia celu. To nic innego jak wyko­na­nie wszyst­kiego co zapla­no­wa­li­ście. Reali­za­cja „planu” wspiera i orga­ni­zuje naszą prace. Podaje nam kolej­ność wyko­ny­wa­nych i zapla­no­wa­nych dzia­łań, a w sytu­acjach stre­so­wych, gdy nagle coś nam wysko­czy, uła­twia lep­szą orga­ni­za­cje
dnia i prze­su­nię­cie obo­wiąz­ków mniej waż­nych w danym momen­cie na rzecz tych z ter­minem „na wczo­raj”.

Podsumowując, metoda GTD nazwana sztuką bez­stre­so­wej efek­tyw­no­ści, nie bez przy­czyny stała się jedną z bar­dziej popu­lar­nych prak­tyk w świe­cie biznesu. Cały jej suk­ces tkwi w ści­słym trzy­ma­niu się planu zadań do wyko­na­nia i płyn­nym prze­cho­dze­niu z jed­nej czyn­no­ści do dru­giej.

GTD zwięk­sza naszą efek­tyw­ność, bo dokład­nie widzimy, ile zadań jest przed nami i uwal­nia nas od stresu, bo nasz umysł odpo­czywa od koniecz­no­ści cią­głego przy­po­mi­na­nia sobie o obo­wiąz­kach. Brzmi idealnie??

Jeżeli chcesz wie­dzieć wię­cej o tej i innych meto­dach zarzą­dza­nia cza­sem –> zapisz się na jedno z naszych szko­leń.