Proces rekrutacji to jeden z najważniejszych procesów w firmie. Wymagający starannego przygotowania i stworzenia określonych procedur stanowi wyzwanie dla niejednego przedsiębiorcy.

Podstawowym celem i pożądanym rezultatem procesu rekrutacji jest wybranie właściwej osoby na określone stanowisko. Wydaje się to oczywiste i łatwe, tymczasem w praktyce osiągnięcie satysfakcjonującego wyniku wiąże się z długim i złożonym działaniem, w którym nietrudno o podjęcie błędnych i często kosztownych decyzji. Jak wskazują badania, amerykańskie firmy co roku tracą 11 mld dol. z powodu rotacji pracowników. Coraz popularniejsze staje się przekonanie, że to właśnie kwestie kadrowe mogą decydować o przetrwaniu lub upadku danego biznesu. Skąd takie wnioski? Koszty nowego pracownika na początku jego kariery są niewspółmiernie wysokie – dochodzi do nich cena przeszkolenia i wdrożenia. Średnio nowo zatrudniona osoba zaczyna „zarabiać” na siebie dopiero po 18 miesiącach.  Jeżeli zrezygnuje z pracy przed tym okresem – dla firmy staje się bezzwrotnym wydatkiem. W przeciętnym przedsiębiorstwie – koszty kadrowe stanowią 60-70% budżetu. Tym samym nieprzemyślane lub błędne decyzje dotyczące zatrudnienia mogą̨ pociągać́ fatalne następstwa dla organizacji.

Patrząc na to zjawisko, tym bardziej istotne staje się analizowanie ruchów kadrowych i zapobieganie potencjalnym zagrożeniom.

Jak w takim razie stworzyć ramy do idealnego procesu rekrutacyjnego, który przynosi korzyść dla obu stron – zarówno dla firmy, jak i pracownika??

Doskonałym przykładem może być Google – w końcu jak się uczyć to tylko od najlepszych. Przez lata proces rekrutacji w tej firmie był prawdziwą batalią z licznymi etapami i skomplikowanymi zadaniami. Jednak po przeanalizowaniu tych działań, Laszlo Block z google’owskiego HR ustalił, że wcześniejsze praktyki w większości nie przyczyniły się do niczego dobrego i zmienił obowiązujące procedury. Ustalił, że najlepszymi pytaniami i zadaniami są te sprawdzające, czy dany kandydat ma na tyle rozwinięte umiejętności społeczne, by skutecznie działać w zespole, a liczbę rozmów z potencjalnym pracownikiem zmniejszył do maksymalnie czterech.

Przykład ten doskonale pokazuje, jak ważne w cały procesie rekrutacyjnym są odpowiednio przemyślane i dopasowane procedury oraz analiza ich skuteczności. Niestety, najczęściej w zarządzaniu personelem kierujemy się instynktem i przeczuciami, a nie konkretnymi wyznacznikami.

Czy w takim układzie istnieje schemat idealnego proces rekrutacji? Czy można się posłużyć gotowym modelem?

Idealny to w tym wypadku taki, który w pełni dopasowany jest do specyfiki firmy, wiec uniwersalny gotowiec nie istnieje. Można za to wyróżnić kilka niezmiennych elementów, bez których trudno mówić o profesjonalnej rekrutacji. Niezależnie czy proces ten przeprowadza zewnętrzna firma, dział HR czy właściciel małego przedsiębiorstwa kluczowych jest kilka etapów min.:

• dokładne zdefiniowanie stanowiska
• sporządzenie charakterystyki osobowej idealnego kandydata
• dobranie odpowiednich kanałów dystrybucji
• opracowanie i przeprowadzenie procesu selekcji
• rozmowa kwalifikacyjna
• wybór kandydata i zatrudnienie

Po pierwsze -> przed przystąpieniem do rekrutacji, warto określić jakiego pracownika potrzebujemy. Stworzyć coś w rodzaju persony idealnego kandydata, w której umieścimy nasze oczekiwania, wymagania i obowiązki związane z proponowanym stanowiskiem. Im bardziej konkretna oferta, tym większa szansa na znalezienie odpowiednich osób.  

Po drugie -> zaplanowanie dystrybucji. Dobranie właściwych kanałów zamieszczania treści, czyli tych, w których przebywają potencjalni kandydaci znacznie skraca czas oczekiwania na dopasowane propozycje.

Po trzecie -> wstępna selekcja. Po otrzymaniu dokumentów rekrutacyjnych z góry możemy odrzucić kandydatów, którzy nie wpisują się w nasze wymagania.

Kolejny etap to -> rozmowa telefoniczna z kandydatem. To od nas zależy sposób jej prowadzenia i ilość informacji, które uda nam się w ten sposób uzyskać. Jest ona ważnym elementem, gdyż stanowi kolejny etap selekcji chętnych. W końcu na rozmowę w siedzibie firmy powinni zostać zaproszeni tylko najlepsi.

Rozmowa kwalifikacyjna –> to nic innego jak weryfikacja otrzymanych w CV informacji oraz doświadczenia osoby starającej się o posadę. To również sprawdzenie umiejętności społecznych, otwartości i cech charakteru. W wielu wypadkach bywa, że jedna rozmowa to za mało i wymagany jest kolejny, bardziej praktyczny etap (w wielu zawodach jest to wręcz konieczne, żeby sprawdzić umiejętności).

Proces rekrutacji kończy podjęcie decyzji i ustalenie warunków zatrudnienia.

Etap ten charakteryzuje analiza zdobytych informacji o kandydatach i wybranie tego, który nie tylko pod względem posiadanych kwalifikacji, ale również usposobienia i cech charakteru najbardziej pasuje do zespołu. Pomijanie zdolności interpersonalnych bywa dużym błędem, bo o wiele łatwiej nauczyć nowego pracownika obsługi niektórych programów niż efektywnej współpracy z grupą.

Po podjęciu decyzji przychodzi czas na najważniejsze formalności – czyli ustalenie wszystkich szczegółów zatrudnienia i podpisanie umowy. Pamiętajmy!! Odpowiednio dobrani pracownicy to połowa sukcesu. Druga część to ich zadowolenie i satysfakcja z warunków pracy. W końcu utrzymanie dobrego pracownika powinno stać się głównym założeniem pracodawcy. Czy jest to jednak oczywiste dla wszystkich? O tym, że należy inwestować w zadowolenie klientów wie każdy, że trzeba inwestować w zadowolenie pracowników – mało kto. Istnieje sporo badań wskazujących jak duży wpływ na zadowolonych klientów, mają zadowoleni pracownicy. A to z kolei przekłada się w sposób realny na korzyści finansowe firmy.

Podsumowując, im dokładniej przygotowany proces rekrutacji, tym większa szansa na kadrowy sukces.  Z kolei źle przeprowadzona rekrutacja i zatrudnienie nieodpowiedniej osoby to kłopotliwa sytuacja dla dwóch stron. Dla menedżerów błędne decyzje kadrowe mogą mieć wpływ na obraz ich efektywności, dla niefortunnie zatrudnionego pracownika mogą odbić się na jego samoocenie i poczuciu własnej wartości. W końcu nowi pracownicy najczęściej obwiniają siebie za źle wykonaną pracę i małą efektywność. Nie dostrzegają zazwyczaj błędów samej rekrutacji. Tak czy inaczej z takiej sytuacji nikt nie wychodzi zwycięsko.

Na zakończenie ciekawostka, jak firmy „kreatywnie” radzą sobie z ewentualnymi błędami rekrutacyjnymi.  Tony Hisieh, założyciel firmy odzieżowej Zappos wprowadził zasadę premii za dobrowolne odejście. Tym samym, jeżeli pracownik zwolni się w pierwszym tygodniu pracy (w końcu tyle czasu najczęściej wystarcza, żeby rozeznać teren i nasze dopasowanie) to otrzyma 2 tys. dol. premii. Co stanowi krople w morzu kosztów, jeżeli kandydat pozostałby w firmie i zwolnił się po dłuższym czasie. Opłacalne dla dwóch stron?? Chyba tak, bo podobną strategię przyjęły również inne firmy, w tym między innymi Amazon.